Verslag bijeenkomst Sleen4Life 11 maart

Op 11 maart hebben we een teamoverleg gehad over de voortgang van de voorbereidingen van de Roparun 2016. Hieronder is het verslag opgenomen.

Koen neemt tot de afsluiting van de Roparun 2016 de voorzitter waar. Janine is secretaris en Jaap is penningmeester, hiermee is het bestuur voorlopig compleet. Voor het nieuwe jaar zoeken we gewoon door naar een nieuwe voorzitter.

Bijeenkomst Roparun Rotterdam.

Goed om bij de voorlichting aanwezig te zijn. Niets nieuws onder de zon, maar wel een juiste nadruk op de Roparun waar het om gaat: geld inzamelen voor hen die het nodig hebben in hun strijd tegen/omgang met kanker.  De volgende en tevens laatste bijeenkomst voor de Roparun is op zaterdag 23 april. Er is genoeg animo vanuit de groep om heen te gaan. Iedereen kan uiteraard mee.

De loop:

Voorlopige Teamindeling:

Lopers:

Er zijn vooral uitdagingen op lopersgebied. Joke, Marieke, Daphny en Egbert kunnen helaas om verschillende redenen niet deelnemen als loper. Vanuit een weelde positie gaan we terug naar een minimum bezetting. Dennis, Ewoud, Jeanet, Frits, Richard, Bart en Jordy zijn nog over. Wenselijk is 10 lopers. Er wordt actie ondernomen voor de broodnodige aanvulling.

Fietsers:

We hebben voldoende fietsers. Janine, Gezienus, Jasper en Karen zullen op de pedalen de nodige kilometers afleggen.

Navigatie/verzorging:

Sonja en Ageeth, en Petra hebben zich aangemeld. Petra zal de verzorging in het basiskamp verzorgen. Team compleet.

Chauffeurs:

Jan en Ton. Een 3e chauffeur is nog nodig. Er worden verschillende mensen binnenkort benaderd.

Basiskamp:

Voor het basiskamp hebben we Koen, Henk en  Petra. Een extra persoon is wenselijk.

Logistieke voorbereiding:

  • Kinderopvang de Drieluik stelt opnieuw twee busjes ter beschikking. Prachtig, bedankt;
  • Gezienus informeert bij zijn werk (Opel Ambergen te Emmen) of de bus, net als verleden jaar, weer gebruikt mag worden;
  • Gezienus is aanspreekpunt voor fietsers en stemt de uitrusting af met Henk;
  • Navigatie en routekaarten worden verzorgt door Koen;
  • Supermarkt Kortwijk stelt een bestelbusje ter beschikking. Prachtig, bedankt;
  • Cisca en koen bepalen aan de hand van de lijst van de voeding van vorig jaar wat er benodigd is;
  • Koen informeert op werk naar de mogelijkheden voor stretchers, slaapzakken enz. ;
  • Koen informeert bij Cafe/Restaurant Moorman of de partytent net als verleden jaar gebruikt mag worden;
  • Ageeth kijkt of de kleine partytent voor massage in het basiskamp gebruikt kan worden. Back-up is de tent van de Sperwers, verzorgt door Frits;

Oefenloop

Op 1 april (geen grapje) wordt de oefenloop gehouden.

De doelen van de oefenloop zijn:

  • Oefenen navigeren/fietsen, ook in het donker;
  • Oefenen wisselen lopers;
  • Oefenen lopen in het donker;
  • Bepalen wisselpunten door chauffeur (niet zo maar in de berm);
  • En niet onbelangrijk,teambuilding!

Om 18.30 bij Autobedrijf Van der Weide verzamelen en voorbespreking. Vertrek om 19.00 richting Duitsland. Start 20.00 oefenloop. Uiterlijk om 01.00 terug in Sleen.

Organisatie feest doorkomst in Sleen (door Cisca):

  • Dit jaar komt er één podium. Opzet meer zoals het 1e jaar;
  • Podium en geluid, er wordt onderhandeld met Powersound te Groningen;
  • Mouflons hebben toegezegd. Henk probeert aanvullende bands te verzorgen;
  • Er wordt gezocht naar een verantwoordelijke voor de op- en afbouw van het terrein tijdens Pinksterweekend. Aanmeldingengraag via bij Cisca of Henk;
  • Idee is om een fotograaf te betrekken bij de doorkomst. Elk team dat voorbij komt (incl fietsers, busje, etc.) op de teamfoto en deze achteraf toesturen tegen geringe vergoeding;
  • Er wordt nog bekeken of er weer een tussensprint wordt georganiseerd. Start na de trambrink;
  • “Hotel” Sleen: er zijn al wel weer aanmeldingen. Onderzoeken of dit haalbaar is bij de brandweer. Dit ligt veel gunstiger t.o.v. het feestterreinen de route als de sporthal;
  • Mogelijkheid uitwerken tot verkoop Sleen4Life vlaggen en deze ook gebruiken bij de doorkomst;
  • Er komt weer een lunch. Tijdens koningsdag starten met de verkoop, overige verkoopideeën afstemmen met Cisca ren Henk;

Sleenerzandcross (Jeanet):

  • Jeanet geeft aan dat er nog vrijwilligers worden gezocht. Dit levert gelijk een paar vrijwilligers op. Meer aanmeldingen zijn welkom;
  • Bekendheid: Flyers zijn/worden opgehangen en het staat op meerdere plekken op internet vermeld. Actie: ophangen flyer bij de Sperwers (Jeanet/Frits/Ageeth).
  • Spandoeken etc. liggen bij Henk en Ageeth, deze inzetten voor extra aankleding.

Koningsdag:

  • We doen mee aan de 6-kamp. Inschrijving is door Koen gedaan. Koen zal als teamcaptain fungeren. Deelnemers aanmelden bij Koen;
  • Er zal een Sleen4Life kraam op de markt komen voor de bekendheid/extra verkoop/geld inzameling. Kraam-organisatie, nog niet bekend. Moet nog ingevuld worden, wie bied zich aan?

Financieel:

  • Er zijn diverse bedrijven via de mail aangeschreven met uitleg over de verschillende sponsorpakketten en met de mededeling dat ze binnenkort een persoonlijk belletje krijgen om verder te informeren. Deze mail stuurt Joke door naar iedereen voor gebruik binnen het eigen netwerk;
  • Alle boekjes met loten zijn uitgedeeld. Vooral hulde aan Dennis met zijn verkooptechnieken;
  • Alle deelnemers die daadwerkelijk deelnemen aan de loop van Hamburg naar Rotterdam betalen net als afgelopen jaar 100 euro. Dit is om voor onszelf kostendekkend te zijn in brandstof/voeding/etc.;
  • Jaap geeft aan dat er momenteel 2600 euro in kas is. Dit is exclusief de lotenverkoop. Als alle loten verkocht worden, levert dat 2500 euro op. Sponsoring op alle fronten (persoonlijk, team, bedrijven) blijft belangrijk om zo veel mogelijk geld over te kunnen maken naar de Stichting de Roparun. Voor deelname aan de volgende Roparun moeten we het inleggeld en het geld voor de loten reserveren voor volgend jaar.

Overige aandachtspunten:

  • Op de site van de Roparun moeten van alle deelnemers aan de loop (van chauffeur, masseur tot loper) persoonsgegevens worden ingevoerd. Bart bekijkt welke gegevens nodig zijn en zal iedereen hierover mailen. Bart verzamelt de gegevens en zal de invoer verzorgen;
  • Momenteel liggen er diverse spullen bij diverse mensen, zonder dat we echt goed weten wat waar is. Dit gaan we in de aanloop naar de Roparun verbeteren en vastleggen voor komend jaar. Dennis geeft aan wel de nodige opslag te willen/kunnen verzorgen;
  • Ageeth informeert wat er mogelijk is aan nieuwe shirtjes/vesten voor Sleen4Life. Zodra dit bekend is laat Ageeth weten of en hoe eenieder een eigen shirtje/vest kan bestellen tegen welke prijs.

Verslag: Koen